Ferdige saker

 Arkivet skal avslutte ferdigstilte saksmapper.

Reserverte saker

Saker oppretta av sakshandsamar får status R. Arkivet skal ein gong i veka sjekke over alle saker med status R, Arkivet skal sjekke at følgjande:

• Tittel - skal vere nynorsk og ev. endre tittel til å ha. Sjå rutiner for for dei einskilde arkivdelar og malsakene.
• Klassering - legge på rett klassering der dette ikkje er gjort og endre til rett der arkivet ser at dette er feil
• Tilgangskode - vurdere behovet for tilgangskode på saka

Utsjekka dokument

Det er svært viktig at dokumenta som vert skrivne i sak/arkivsystemet vert sjekka inn igjen i systemet. Alle saksbehandlarar har eit menypunkt oppe til høgre som heiter "utsjekka dokument". Her skal alle gå inn å huke ut for "Vis ved oppstart" og "Vis mine pva utsjekkede". Dei vil då få beskjed om at dei har dokument som ikkje er sjekka inn i systemet ved oppstart.

Brukarar i sak/arkivsystemet

Det vert teke ut oversikt over alle brukarane to gongar i året, februar og august. Denne lista skal sendast til kommunalsjefar og stabsleiarar, det er dei som har oversikt over kven som er tilset og tilgongar dei skal ha.

Tilgang til og utlån av arkivmateriale

Tilgangen bør styrast av trong til denne informasjonen i tenesta, slik at den enkelte tilsette ikkje har tilgang til andre dokument enn dei som gjeld saker som vedkommande sjølv arbeider med. Dette kallast ofte «need to know» - prinsippet. Grunnen for dette er å hindra at opplysningar som det ikkje er offentleg innsyn i, kjem uvedkommande i hende. Enkelte dokument som er særleg sensitive skal graderast etter reglane i Sikkerhetsinstruksen og Beskyttelsesinstruksen. Sikringsinstruksen gjeld dokument som er viktige for sikringa til riket, tilhøvet til andre land og forsvarspolitisk samarbeid. Verneinstruksen gjeld dokument med opplysningar som det ikkje er offentleg innsyn i som gjeld personlege tilhøve eller forretningsløyndomar. Graderingskodane er å finna i instruksane.

I systemet vert tilgangen avgrensa av:

• rolle
• administrativ eining
• arkivdel
• tilgangskoder

Betjeninga av arkivet skal elles styrast av arkivpersonalet. Ingen saker eller dokument skal fjernast frå arkivet utan at det er registrert i journalen eller markert med utlånskort i arkivet. Det er viktig å ha rutiner som sikrar at utlånt materiale ikkje er borte frå arkivet i lange periodar (gjeld papirbasert arkiv).

Arkivtenesta skal sjekke utlånskorta 2 gonger årleg for å skaffe seg eit oversyn over arkivmateriale som midlertidig er utanfor arkivet og purre på dei sakshandsamarane som har overskride fristen for å levere tilbake utlånt saksmappe.

Einskildsdokument skal ikkje fjernast frå mappene under sakshandsaminga. Det er sakshandsamar som er ansvarleg for å halda dokumenta i saka samla og for at utlånt materiale leverast tilbake til arkivet i same orden som då ho vart utlånt frå arkivet.

Journalføring

Alle ferdigstilte og/eller ekspederte journalpostar (utgåande brev, saksframlegg og notat) i status E vert journalført av arkivet dagleg. Dei vert publisert på postlista med forseinking på to dagar. Ved journalføring skal metadata som tittel, dokumentdato og mottakar/avsendar m.m. sjekkast. Det skal takast ut ei postliste over inn- og utgåande brev, denne skal sjekkast av to personar ved arkivet.

Publisering av JP

Alle ferdigstilte journalpostar (utgåande brev, saksframlegg og notat) vert publisert av arkivet dagleg. Dei vil då verte synlege på postlista. Etter at arkivet har publisert journalpostane skal dei umiddelbart sjekke innsynsløysinga som ei tredje barrière, dette for å hindre ev. uønska hendingar der personsensitiv informasjon vert eksponert på Internett.

Offentleg postliste

Arkivtenesta skal dagleg sjekke rapporten "offentleg journal", desse skal sjekkast av to personar ved arkivet. Den daglege postlista vert generert og lagt ut innsynsløysinga vår frå mandag til fredag.

Restanse oppfølging

Arkivansvarleg skal 4. gongar i året ta ut restanserapportar frå systemet til sektorane og stabsavdelingane. Der arkivet ser at sakshandsamar har mykje restansar skal det takast utrapport på sakshandsamarnivå.

Pennar og lim

Penn - uni-ball eye micro, waterproof and fadeproof - UB 150

Lim -