Arkivplan.no

Arkivrutine for personalmapper - gjeldande frå 01.10.2017

  Utskriftsvennlig versjon

Oppretting av personalmapper

  • Personalmappene vert oppretta av arkivet eller tilsett i personalavdeling (LLP)
  • Personalmappene skal arkiverast på fødselsnummer
  • Vi skal som standard ha 2 saksmapper, her skal tilgangskode P nyttast
    • 1 for arbeidsavtalar
    • 1 for løn og andre tilsetjingsforhold
  • Sakstittel skal vere:
    • PERSONALMAPPE - TUTTA MØST – ARBEIDSKONTRAKTER eller
    • PERSONALMAPPE - TUTTA MØST – LØN OG ANDRE TILSETTINGSFORHOLD
  • Personnamn skal sladdast i løn og andre tilsettingsforhold, men ikkje i arbeidskontraktar
  • Saka vert oppretta i arkivdelen PERS2
    • Arkivkode: Fødselsnummer – namn i feltet  for skildring. Arkivkoda skal unntakast offentlegheit
    • Saksansvarleg (på saksmappa) er næraste leiar

Tittel på dokument som har med sjukmelding å gjer

Dokument i personalmappe «Løn og andre tilsetjingsforhold» skal starte med «Sjukmelding» t.d. Sjukmelding – Oppfølgingsplan.

Dette vert gjort for at leiar lettare skal finne igjen dokument som har med sjukmelding å gjer. De kan søkje via avansert søk på Journalpostar, legg inn saksnr. til personalmappa og legg inn «sjukmelding» i innhald. Då får de opp alle dokument i personalmappa som har sjukmelding i tittelen. 

Gradering og tilgang til personalmapper

Arkivet og LLP har tilgang til alle aktiver personalmapper med tilgangskode P (Off.lova §13 jf. forv.lova § 13).

Leiar har tilgang på alle personalmapper med tilgangskode P for si avdeling/eining.

Personalmappa "PERSONALMAPPE - TUTTA MØST – ARBEIDSKONTRAKTER" kan ny leiar få tilgang til ved førespurnad til arkivet.

Andre leiarar/tilsette som treng tilgang til personalmappe må skriftleg be om innsyn, søknad med grunngjeving skal sendast kommunalsjef (for einingsleiarar) og rådmann (for kommunalsjefar).

Overflytting av personalmappe frå ein leiar til ein annan.
Dersom ny leiar treng tilgang til dokument i personalmappa skal leiar skriftleg be om innsyn med grunngjeving. Det må særleg vurderast opp mot tenesteleg behov for informasjon som er knytt mot den tilsette sitt arbeid under andre leiarar.

Det skal sendast til rådmann (for kommunalsjefar) og kommunalsjef som er eigar av saksmappa (for einingsleiarar). Postmottak ved arkiv må få beskjed om endringane for å få utført dette i systemet.

Vi viser her til personopplysningsloven og informasjon om dette på datatilsynet sine sider.

Innhald i personalmappene 

Mappe for arbeidskontraktar:

  • Signert tilsettingsbrev
  • Stillingsendringar/vedtak
  • Arbeidskontraktar
  • Teiepliktskjema/sikkerheitsinstruks

Løn og andre tilsettingsforhold:

  • Attestar, kursbevis, cv og vitnemål
  • Oppfølging av sjukmelde
  • Fastsetjing av ansiennitet og løn
  • Enkeltvedtak om lønsauke, personlege tillegg og liknande
  • Søknad om lengre permisjon utan løn og handsaming av desse jf. permisjonsreglement
  • Saker om foreldrepermisjon
  • Attest / sluttattest / tenestebevis
  • Div. korrespondanse om pensjon og stønader (Typisk med avsendar NAV og pensjonsleverandør)
  • Yrkesskader og personforsikring
  • Helseopplysningar
  • Oppseiing
  • Utmerkingar (heidersmerke m.v.)
  • Informasjon om politiattest (ikkje skanna) jf. lov den tilsette sitt tilsetjingsforhold kjem inn under (t.d. tilsette ved skule, barnehage, barnevern og velferd) og dei som i sitt tilsetjingsforhold skal utføre arbeid på staden (t.d. vaktmeistrar og reinhaldarar)

Ikkje i personalarkivet, men emnearkivet:

  • Skriftleg varsel/ disiplinærtiltak. Disiplinærsaker skal ligge i emnearkivet. Det skal nyttast tilgangskode D. Sakstittel DISIPLINÆRSAK – NAMN, emne 407 Disiplinære forhold
  • AKAN-saker. Det skal nyttast tilgangskode D. Sakstittel AKAN – NAMN, emne 444 AKAN-tiltak
  • Klage som kjem inn på person skal ligge i emnearkivet. Det skal nyttast tilgangskode D. Sakstittel KLAGE PÅ TILSETT – NAMN, emne 400 Personalpolitikk, -forvaltning - Felles

Dokument som ikkje skal oppbevarast verken i personalmapper eller emnearkivet:

Informasjon som gjeld den enkelte men som er av tidsavgrensa interesse skal oppbevarast utanfor arkivet. Desse dokumenta skal oppbevarast i eigne permar, omslag eller liknande og kasserast etter 10 år.

Gjeld uavhengig om det vert oppbevart på papir eller digitalt

  • Ferie
  • Tenestereiser
  • Eigenmeldingar og sjukmeldingar
  • Skattekort
  • Lønnsutbetalingar, lønningskort, kopi av lønsslippar
  • Lønnsbilag
  • Dokumentasjon for start, endring og stopp av løn som vert oppbevart i eige datasystem
  • Lønnstrekk til fagforeining
  • Godtgjersle for bruk av bil/telefon
  • Samanstilling (tidl. lønns og trekkoppgåver)
  • Diverse lønnslister
  • Påleggstrekk og inkassosaker
  • Førespurnad om inntekt frå Namsmannen
  • Skriv får medarbeidarsamtale skal ikkje arkiverast. NB ver merksam på kvar du som leiar har desse arkivert, om de skriv dei ut på papir skal det vere i skap/skuffe som kan låsast og lagrar de på mappe skal dei ligge på di personlege mappe og IKKJE på fellesområde

Innsyn i papirbaserte personalmapper

  • Personalmapper skal ikkje lånast ut.
  • Det skal søkast skriftleg om innsyn (skjema ligg på heimesida)
  • Innsyn må avtalast på førehand
  • Tilsette har rett til innsyn under oppsyn etter at mappene er rydda
  • Vedkomande kan få kopiar

Innsyn i elektroniske personalmapper

  • Personalmapper sendast ikkje per e-post
  • Det skal søkast skriftleg om innsyn (skjema ligg på heimesida)
  • Innsyn må avtalast på førehand
  • Saksomslag og samanstilling av dokument i personalmapper kan skrivast ut eller ekspederast elektronisk til vedkomande

Rutiner for skanning av dokumenter

  • Arkivet er ansvarleg for å skanne inn dokument
  • Den enkelte sakshandsamar kan og skanne inn dokument sjølv om dei finn dette formålstenleg

Oppbevaring og behandling av personaldokumentasjon

  • Papirarkivet handsamast av personalavdelinga
  • Adgangskontroll på arkivlokalet
  • Oppbevarast i låst arkivskap
  • Personalmapper blir ikkje lånt ut
  • Kontroll med innsyn under oppsyn

Arkivering / Rydding i mapper

  • Personalarkivet er fullelektronisk frå 01.10.2017
  • Gamle papirbaserte mapper må ryddast og med tida settast i fjernarkiv
  • Ingen nye dokument skal leggast i dei gamle mappene etter overgang til fullelektronisk personalarkiv
  • Alle eksisterande personalmapper i ePhorte avsluttast og lukkast for nye registreringar, nye personalmapper opprettast ved behov i ny fullelektronisk arkivdel
  • Innskanna dokument oppbevarast av arkivet i eitt år før dei vert makulert (dei som er registrert 01.09.2017)

Internkontroll

Viser til dokumentasjon for internkontroll der - http://hareid.arkivplan.no/content/view/full/239297

Kassasjon

Kassasjon kan berre skje etter reglar i rekneskapsforskriftene eller arkivlova og arkivforskrifta.