Hareid kommune har eit sentralt postmottak for heile organisasjonen. All post til kommunen skal leverast til Hareid rådhus, Rådhusplassen 5. Tilsette ved Servicetorget grovsorterar posten før opning, skanning og journalføring i kommunen sitt felles sak-/arkivsystem.
Felles sak-/arkivsystem - ePhorte web
Dokument som er registrert i eige fagsystem vert sendt direkte til sektoren
Arkivet har fleire arkivdelar: Ein arkivdel angir logisk eller fysisk arkivering av dokumenter. Kvar arkivdel har eit og same ordningsprinsipp.
| Arkiv
|
Arkivdel
|
Ordningsprinsipp
|
Papir (hovudarkiv)
|
Elektronisk (ikkje fullelektronisk)
|
Fullelektronisk
|
| Saksarkiv/emne
|
EMNE
|
K-kode
|
|
|
x
|
| Gards- og bruksnummerarkivet
|
GBNR
|
Gnr bnr
|
X
|
x
|
|
| Utvalsdokument
|
EMNE
|
K-kode
|
|
X
|
x
|
| Elevarkivet
|
ELEV
|
F.nr
|
|
X
|
x
|
| Personalarkivet
|
PERS
|
F.nr
|
|
X
|
x
|
| Barnehagearkivet
|
BARN
|
F.nr
|
|
X
|
x
|
| Interkommunal gjeldsrådgjeving
|
RÅDGJ
|
F.nr
|
X
|
X
|
|
| Interkommunal lærlingar
|
LÆRL
|
F.nr
|
X
|
X
|
|
| Vaksenopplæring
|
KLIENT
|
F.nr
|
X
|
X
|
|
| Pasientarkiv
|
PAS
|
F.nr
|
|
X
|
x
|
| Godkjende planar
|
PLAN
|
Plan ID
|
X
|
X
|
|
