Hareid kommune har gått over til nytt sak/arkivsystem mai 2019. Vi har ikkje fått oppdatert arkivplanen etter dette. 

Det kommunale arkivansvaret

Kommuna har som offentleg organ etter § 6 i arkivlova plikt til å ha arkiv. Arkiva skal vere ordna og innretta slik at dei er tilgjengelege som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Forskrift om offentlege arkiv (arkivforskrifta) inneheld detaljerte føresegner om arkivarbeid og arkivbevaring i kommuna. Administrasjonssjefen har det overordna administrative ansvaret for kommunen sine arkiv (jf Arkivforskrifta §1-1). Arkivleiar har det overordna ansvaret for organisering av arkivtenesta og utarbeidar verksemdplan. Arkivansvarleg har ansvaret for det daglege arbeidet ved arkivet. Både arkivleiar og arkivansvarleg skal hjelpe områda i organisasjonen med det daglege arkivarbeidet som vert gjort der.

Arkiva i Hareid

Det er her vert å merke seg at fagsystema ikkje er godkjende som arkivsystem. Det er kun eit elektronisk system som er godkjent som arkivsystem i Hareid kommune og det er ePhorte. Vi har teke i bruk full ein elektronisk arkivdel - emne, dei andre arkivdelane er elktroniske og der må alt vi skriv eller får av brev eller anna dokumentasjon oppbevarast i papirsform. Alle arkiv som vert starta i vår organisasjon har ein eigar og det er Hareid kommune, dei som startar ein arkivserie må sette seg inn i og forhalde seg til arkivplanen. Arkivet skal i alle høve der det er snakk om å kjøpe nye sakshandsamingssystem takast med i forprosjektet.

Ansvar og instruksar

– internt ansvar

2. DAGLEGE RUTINAR Innleiing

Det overordna målet er å få ei kontrollert handsaming av posten slik at ein heile tida har oversikt over Hareid kommune sin fullstendige dokumentproduksjon. Dette oversynet skal omfatte både arkiverte dokument og dokument som midlertidig er oppbevart utanfor arkivet. Desse retningslinene er i tråd med forskriftene til arkivloven kapittel III. Det er dei daglege rutinane for post- og arkivhandsaming som legg det fyrste, viktige grunnlaget for at organisasjonen skal kunne stette krava om dokumentasjon og informasjon i lovverket og for ålmenta.

Hareid kommune gjekk over til ny leverandør av sak/arkivsystem 13.05.2019. Arkivplanen er ikkje fullt oppdatert etter den overgangen.